Pré-evento - planejamento, orçamento e homologação de fornecedores

Um bom planejamento é fundamental em qualquer atividade que você irá trabalhar. No mundo dos eventos, essa premissa também se aplica e pode garantir que tudo saia conforme o esperado. Seja qual for o tamanho do evento que você irá organizar, é importante seguir algumas etapas.

O pré-evento leva em consideração o primeiro insight que dá início a uma série de atividades que deverão ser executadas na sequência. Aqui, as tarefas essenciais estão relacionadas aos objetivos da sua ação.

Para você desenvolver um boa estrutura, confira as fases deste processo:

BRIEFING

Sempre quando vai se iniciar um novo projeto, deve-se montar um planejamento para que alcancemos os resultados esperados. No mundo dos eventos, esse planejamento é denominado como briefing, ele é o principal recurso usado para qualquer proposta de trabalho e reúne todas as informações consideradas relevantes. A partir do documento, é possível criar um roteiro de ações que devem ser executadas na sequência, para que toda a programação aconteça da forma prevista.

Antes de desenhá-lo, é importante fazer um esboço do que se espera para alcançar como resultado e qual é o caminho para chegar até lá. Um material bem elaborado não precisa ser extenso, mas deve ser assertivo para que não haja situações não previstas devido a falta de clareza na comunicação.

Surgimento do briefing

Foi na Segunda Guerra Mundial que se obteve os primeiros registros de um briefing, já que os militares perceberam a necessidade de organizar melhor os ataques e passaram a se reunir para instruir os oficiais. De início, a aviação passou a realizar uma reunião por cerca de 40 minutos antes de levantar voo para traçar os planos de trabalho.

Vantagens em elaborá-lo

- Planejamento: é por meio do briefing que o produtor vai conseguir definir os prazos para cada etapa do evento;

- Organização: as pessoas envolvidas no processo conseguem buscar informações sobre suas respectivas áreas, encontrando possíveis “problemas” que não estavam listados no arquivo e conseguindo então evitar prejuízos maiores;

- Integração: com a elaboração de um documento, a equipe inteira fica inteirada sobre as necessidades do cliente;

Como criar um briefing perfeito

Para ter ainda mais sucesso no projeto que irá trabalhar, é preciso saber como construir uma síntese perfeita e com todas as informações necessárias. Atente-se para as dicas:

- Pesquise sobre o cliente: veja indicações pela internet, converse com ele, ouça e leia tudo o que for possível. Isso vai te ajudar a focar em perguntas diretas;

- Através do briefing, você irá entender o que o cliente oferece atualmente e o que ele poderá oferecer em um outro cenário. Utilize-o para angariar o máximo de informações possíveis além de suas experiências em eventos anteriores;

- Meta do cliente, tipos de vendas, processo de vendas on-line, volume de vendas atual, ticket médio. Informações imprescindíveis na hora de colocar o evento em prática;

- Perguntas essenciais para inserir no seu documento:

* O quê? – O que é o evento

* Porquê? – Porque você está organizando? Qual seu objetivo?

* Como? – De que forma ele acontecerá? Quais as atrações? Como será feita a divulgação?

* Onde? – Local que irá acontecer

* Quando? – Data e horário previstos para a realização do evento

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2. Composição de Budget – viabilidade técnico financeira

Estruturar o orçamento de um evento é uma das etapas fundamentais para garantir que saia tudo conforme o esperado. O motivo? É que precisa ter cautela e competência para que os serviços estejam alinhados com a verba disponível. Os gastos a considerar são os seguintes:

- Aluguel do espaço - É um dos requisitos mais importantes! Para orçar, é preciso primeiramente verificar se o local se adequa às necessidades do evento. Confira se o espaço possui vagas de estacionamento para os convidados e participantes e certifique se o salão contém um ambiente amplo para a recepção de todos. O tipo do evento também conta muito e vai ajudar a você na hora de organizar o orçamento. Se o evento for um congresso é preciso checar se há estrutura para que as palestras aconteçam. Pontos chaves para traçar o capital estimado para alugar o espaço. Cada tipo de evento possui uma estrutura diferente, portanto, os gastos da locação também serão distintos;

- Infraestrutura – Aqui, há gastos a serem considerados que serão fixos e outros variáveis. Os fixos são aqueles que não sofrerão mudanças independente do porte do evento, como o aluguel do espaço, equipamentos técnicos, estrutura do credenciamento, transporte e hospedagem dos palestrantes, recepção. Já os gastos variáveis referem-se ao tamanho do evento, incluindo: materiais de credenciamento (crachás, programas, folhetos, canetas, blocos, divulgação, alimentação, equipe temporária para o dia do evento, segurança, limpeza, entre outros);

- Contratação de fornecedores – Para o bom andamento do evento e a entrega de serviços no prazo, o recomendável é procurar excelentes fornecedores antes de traçar qualquer valor. Depois de identificar os melhores, avalie aqueles que entregam o melhor custo-benefício;

- Precificação das inscrições – Faça uma pesquisa de mercado antes de definir qual o valor que irá colocar nas inscrições do evento. Pesquise sobre o público que irá frequentar o evento, utilize das redes sociais para identificar suas preferências, hábitos e quais locais costumam frequentar. Também há a possibilidade de comparar preços cobrados em eventos similares que já foram realizados no passado. A cidade em que a ação irá ocorrer conta muito podendo influenciar no preço das inscrições. A dica é: quanto mais você pesquisar, mais chances você tem de acertar na precificação e agradar os participantes do evento;

- Capital para emergências – Assim como em qualquer outra área, você poderá lidar com imprevistos. E, quase sempre, eles exigem um custo a mais para serem acertados. Evite limitar demais os valores a serem usados em cada categoria. Tenha sempre uma margem de erro no orçamento final;

- Organização antecipada – Para que as etapas anteriores tenham uma visibilidade bem detalhada, chegou o momento de planilhar! É uma maneira de manter tudo ordenado durante todo o processo de produção do evento. O documento vai possibilitar que você acompanhe os custos de cada serviço do início ao término do evento;

Clique aqui para baixar a planilha orçamentária para planejar o seu evento.

3. Definição do local

Para escolher o local ideal do evento é recomendável fazer um levantamento de todos os itens que serão precisos para a realização do mesmo. Com o checklist de público estimado, atrações, equipamentos e outros detalhes em mãos, fica mais fácil de estabelecer o espaço. Também é importante observar a época do ano em que o evento será realizado para se ter uma noção do clima, optando por um estabelecimento aberto ou fechado. Avalie os seguintes tópicos para escolher um bom local:

- Número de participantes – fator considerado de extrema importância para a escolha do local. Este será o dado que definirá toda a sua organização. Se não for o primeiro evento, dá para ter uma base do número esperado de pessoas de acordo com as edições anteriores. Se for o primeiro, uma alternativa seria começar a vender as inscrições antes de escolher o local. Leve em conta se o evento terá atividades práticas. Caso sim, você precisa escolher um local que tenha área aberta ou espaço específico para oficinas e workshops;

- Segurança – um pré-requisito, sem dúvidas, muito importante. A segurança do local pode gerar interesse em futuros participantes, já que uma região insegura pode levar o participante à desistência na inscrição. Avalie o histórico do bairro, das ruas no entorno e se o local possui boa reputação. Considere também se o espaço possui vagas no estacionamento suficientes para suprir toda a demanda, além de verificar se há pontos de ônibus no entorno e se é fácil de chamar táxi ou aplicativos de transporte na localidade. Vale analisar também se possui espaço para carga e descarga dos equipamentos, ponto que irá facilitar os bastidores. O último detalhe e não menos importante é observar se há saídas de emergência – é preciso pensar em tudo!

- Acessibilidade – o local deverá ter facilidade de acesso à área externa e mobilidade interna. Além, é claro, de verificar se o espaço a ser alugado oferece acessibilidade para as pessoas com necessidades especiais, mobilidade reduzida e idosos. Observe se há rampas, banheiros adaptados e plataformas elevatórias e/ou elevadores, dependendo do tipo e tamanho do evento;

- Clima – como já foi previamente mencionado no início deste tema, você precisa se atentar em qual período e estação do ano o evento será realizado para garantir conforto aos participantes. No caso de chuva e frio, escolha um local fechado, principalmente, se o evento tiver atividades práticas. Se for um período de sol ou calor, atente-se para locais frescos e arejados ou que suportem ou contenham ar condicionado;

- Acústico e iluminação – o local precisa ter fácil acesso para a passagem de cabos de som, microfones, entrada de equipamentos, instrumentos musicais, projetor e caixas de som. Observe também a iluminação, principalmente, se o evento contar com apresentações durante o período noturno para verificar se será preciso incluir mais luzes. Pense que há públicos que necessitam fazer anotações e precisam ter um ambiente confortável aos olhos para isso!

- Higiene – para oferecer conforto a todos que vão trabalhar no dia do evento, bem como os convidados e participantes, verifique a condição de uso dos banheiros e se existe uma quantia suficiente para o número de pessoas que são esperadas. Além do mais, confira a higiene da cozinha se for servir algo;

Depois de observar todos os detalhes mencionados acima, anote todos os detalhes do acordo ao fechar o local em que será realizado o evento. Questione o que está incluso no aluguel para ver se você precisará contratar algo por fora. Lembre-se também de checar se o espaço oferece Wi-fi ou se você deverá fechar com alguma operadora. Seguindo esses passos, você já está apto a escolher um bom local para o seu evento!

5. Cronograma de Planejamento

Qualquer tipo de planejamento permite que o objetivo final seja alcançado com precisão e mais facilidade. Isso também se aplica ao mundo dos eventos. Para isso, um cronograma bem estruturado pode ajudar a você desde a idealização até a execução do projeto.

O cronograma permite o cumprimento de todos os processos de modo estratégico fazendo com que o produtor ganhe mais tempo e ninguém esqueça de qualquer detalhe por menor que seja.

Depois de adotar o planejamento uma vez, os próximos eventos ficarão mais fáceis, pois você terá um modelo a ser seguido.

Para começar um cronograma, tenha uma base de como trabalhar com o excel. A estrutura deve ser dividida entre ações antes, durante e após evento. Enumerar cada um dos processos é a etapa inicial para montar o projeto. Na sequência, é importante também dividir esses passos em categorias com o que já foi realizado e o que ainda deve ser feito. Outra dica é

Estabeleça prazos e especifique em seu cronograma os deadlines para cada ação. Dedique parte do seu tempo para o que é prioridade. Haverá situações em que será preciso confirmar algo com urgência, como o local, por exemplo. Enquanto que, outras situações levam um tempo maior e podem esperar, como a garantia de equipamentos, caixas de sons, aluguel de microfones e etc. Tenha um calendário dentro do seu cronograma: não apenas sobre os encontros que você deve estar presente, mas do ano todo. É importante ter visível quais as datas serão feriados e podem atrapalhar na organização do evento.

No seu cronograma, não esqueça de colocar a programação. Mesmo que pareça estar claro isso em sua mente, vale registrar quais serão as palestras, qual o tempo de conversa, se haverá um espaço para o público tirar suas dúvidas, intervalo e quanto tempo de cada um. Tudo isso poderá evitar que algum convidado se prolongue demais e prejudique o andamento das demais apresentações. Além do que o evento vai conter, tenha uma programação definida da sua equipe com a divisão de tarefas de cada um. Uma escala com revezamentos vai ajudar na organização.

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6. Homologação de Fornecedores e contratação

Hoje em dia, a homologação de fornecedores é essencial para que a otimização dos processos seja feita com segurança. Mas o que é a homologação de fornecedores? É quando uma das partes, no caso, a empresa que a realiza, submete a outra parte (fornecedores) a algumas condições para garantir o fornecimento de serviços. Esse procedimento envolve diretrizes e ações predefinidas, que otimizam tempo e recursos para garantir a assertividade do contrato.

Quando se aceita um fornecedor, sua missão é a de fornecer matérias-primas, insumos, serviços e demais produtos para a empresa que irá prestar o trabalho. Com o processo de homologação, é criada uma relação pautada na transparência e qualidade, características que devem garantir a produtividade dos dois lados. Desta forma, é menos provável que ocorram problemas durante o processo todo, além de ser possível conseguir uma negociação melhor nos preços.

Confira alguns pontos que devem ser levados em contato para concretizar a homologação de fornecedores:

· Cumprimento dos prazos nas entregas;

· Cumprimento dos requisitos na qualidade dos materiais e/ou serviços fornecidos;

· Adequação às obrigações fiscais do setor de atuação;

· Preço de acordo com o serviço prestado;

· Disponibilidade de atualizar os pedidos de acordo com a solicitação do comprador;

· Prestar apoio quando for preciso

Por via de regra, o processo de homologação de fornecedores acontece em três etapas:

· Pré-cadastro: contato do fornecedor com a empresa;

· Homologação: momento de verificação dos requisitos para identificar se o fornecedor tem a capacidade de ofertas as demandas procuradas;

· Cadastro: os dados dos fornecedores são lançados no sistema da empresa contratante

Agora, que você reuniu todas as informações necessárias e já sabe as etapas fundamentais do pré-evento, está preparado para colocar a mão na massa. Quais são suas expectativas para os próximos passos?