Análise Swot para Eventos

Definir um planejamento estratégico para a realização do seu evento ajuda a ter uma imagem clara de onde está e aonde se quer chegar com uma organização eficiente evitando imprevistos.

Se você quer garantir que o seu evento seja um sucesso e atinja todas as metas estabelecidas, a maneira mais eficiente é fazer uma avaliação sob uma perspectiva mais ampla. E é exatamente essa a função da análise SWOT, ferramenta simples de planejamento estratégico que avalia os pontos fortes, fracos, oportunidades e riscos do mercado para auxiliar na tomada de decisão. A sigla tem origem no inglês, mas é conhecida como análise FOFA em português:

• S - Forças (Strengths)

• W - Fraquezas (Weaknesses)

• O - Oportunidades (Opportunities)

• T - Ameaças (Threats)

Esses quatro pontos compõem uma grande lista que nos ajuda a pensar no futuro e a se planejar para o que está por vir. A análise SWOT foi criada na década de 60 por Albert Humphrey na Universidade de Stanford. Na época, o consultor de empresas foi líder de um projeto de pesquisa que cruzou os dados das 500 maiores corporações relatadas pela revista Fortune. Até o momento, a ferramenta já passou por adaptações em razão da efetividade em resultados.

As forças e fraquezas se concentram no presente e são fatores internos – derivam do seu evento, enquanto as oportunidades e ameaças estão no futuro e são fatores externos – estão fora do seu controle.

AMBIENTE INTERNO

Forças

Aqui, você deve incluir todas as vantagens do seu trabalho como organizador de eventos que estão à frente da concorrência e características que podem ser consideradas pontos positivos. Quais são os seus diferenciais competitivos e as melhores aptidões. Questione-se:

· Quais são os destaques e atrativos do seu evento?

· Que vantagem você tem em relação a concorrência?

· O que o torna único e diferente dos demais?

· Quais foram as melhores atividades realizadas?

· Quais fornecedores contribuíram para que tudo ocorresse bem?

· Qual o nível de engajamento do público?

· Quais os pontos fortes da sua equipe?

· Qual a reputação do seu evento?

Você também pode considerar os pontos a seguir:

· União da equipe

· Processos usados no planejamento foram eficazes

· Qualidade dos materiais, equipamentos e alimentos contratados

· Disposição da equipe do local

· Parceria com fornecedores

Fraquezas

É preciso identificar os pontos fracos e tudo o que interfere negativamente o seu evento de alguma forma. Exige total sinceridade no reconhecimento de falhas do planejamento e até execução do evento para que que o método faça sentido. Ao encontrar as fraquezas é necessário examiná-las. Elas devem ser vistas como oportunidades de melhorias, pois impedem que o seu evento seja um sucesso.

Confira alguns questionamentos que podem ser respondidas neste quadrante:

· Motivos para a escolha do meu concorrente

· Como se dará o processo de comunicação entre fornecedores e cliente?

· Qual a sintonia esperada com os fornecedores?

· Nível de engajamento da equipe

· Possíveis constrangimentos e intolerâncias ao cardápio escolhido

· Os equipamentos contratados estão de acordo com o ambiente?

· Quais os prazos a serem respeitados?

AMBIENTE EXTERNO

Oportunidades

São as forças externas que influenciam de forma positiva em seu evento e exigem pesquisa e/ou planejamento para você usufruir delas, como por exemplo:

· Novas leis

· Mudanças na política de governo

· Alteração na economia

· Lançamento de novas tecnologias

· Tendências de mercado

Ameaças

São forças externas que podem influenciar negativamente o seu evento e devem ser tratadas com muito cuidado, como:

· Falta de mão de obra

· Clima/tempo

· Roubo de dados

· Tecnologia desatualizada

· Evento semelhante na mesma época

· Fatalidades

Como fazer uma análise de SWOT

Depois de entender as conceituações, é o momento de criar sua análise SWOT. A proposta aqui não é criar previsões exatas, mas pensar em formas de planejamento.

Etapa 1: fale com as pessoas certas

Embora as principais decisões precisem ser tomadas pelo organizador, é importante avaliar opiniões dos membros da equipe para compor um panorama ainda mais preciso.

Etapa 2: realize um brainstorming com a equipe

Depois de organizar a equipe, faça uma reunião de brainstorming com os integrantes. Juntos, vocês devem listar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A equipe irá ajudar todas em todas as variáveis possíveis.

Lembrem de pensar em todas as possibilidades e anote tudo o que vier à cabeça! A proposta aqui é que vocês encontrem os fatores mais importantes que o levarão a tomar a decisão mais certeira.

Etapa 3: preencha as lacunas dos quadrantes

Após reunir todas as ideias dos membros da equipe, preencha as lacunas dos quadrantes e peça para que eles escolham os três itens mais importantes de cada categoria. Isso vai revelar quais pontos merecem maior atenção.

Etapa 4: refine sua lista

A etapa consiste em refinar as listas obtidas na reunião de brainstorming à medida que todos os itens fiquem dentro de uma página. Você também deve classificar esses dados em dois critérios: de acordo com o nível de impacto e a probabilidade de acontecer.

Ainda que você refine a sua matriz, é importante guardar todas as listas para consultá-las no futuro e reorganizar os itens conforme as mudanças que forem surgindo ao longo do tempo.

Etapa 5:

Agora que você tem um panorama da análise Swot, trace uma estratégia que explore as vantagens e oportunidades e que lidem também com as fraquezas e ameaças. Não é preciso que as estratégias sejam avançadas no primeiro momento, é importante criar um plano de ação abrangente. Os quatro fatores podem ser alinhados para que haja equilíbrio. De que maneira você pode usar seus pontos fortes para melhorar os fracos? É possível explorar algumas oportunidades para amenizar as ameaças?

Para aumentar os resultados positivos do seu evento e ter a consciência dos desafios que podem surgir no meio do caminho, baixe gratuitamente aqui a análise SWOT!

Fazer a análise SWOT irá conectar você com todas as etapas do seu evento e ajudar a garantir a ter resultados efetivos. Depois que você tomou conhecimento desta ferramenta, utilize-a para posicionar suas estratégias, maximizando os pontos fortes e minimizando o impacto das ameaças! Você já está pronto para planejar o seu próximo evento? Compartilhe conosco!