{BAIXE AQUI} Briefing de Evento

Sempre quando um projeto vai ser iniciado, é recomendável montar uma estrutura com todas as informações e instruções essenciais para que os resultados esperados sejam alcançados. No mundo dos eventos, esse ato é denominado como briefing, ele é o principal recurso usado para qualquer proposta de trabalho e reúne todas as informações consideradas relevantes. A partir do documento, é possível criar um roteiro de ações que devem ser executadas na sequência, para que toda a programação aconteça da forma prevista.

Antes de desenhar o briefing, é importante fazer um esboço do que se espera para alcançar como resultado e qual é o caminho para chegar até lá. Um briefing de eventos bem elaborado não precisa ser extenso - deve ser assertivo, para que não haja situações não previstas devido à falta de clareza na comunicação.

Surgimento do briefing

Foi na Segunda Guerra Mundial que se obteve os primeiros registros de um briefing, já que os militares perceberam a necessidade de organizar melhor os ataques e passaram a se reunir para instruir os oficiais. De início, a aviação passou a realizar uma reunião de briefing cerca de 40 minutos antes de levantar voo para traçar os planos de trabalho.

Vantagens em elaborar um briefing

• Planejamento: é por meio do briefing que o produtor vai conseguir definir os prazos para cada etapa do evento;

• Organização: as pessoas envolvidas no processo conseguem buscar informações sobre suas respectivas áreas, encontrando possíveis “problemas” que não estavam listados no briefing e conseguindo então evitar prejuízos maiores;

• Integração: com a elaboração do briefing, a equipe inteira fica inteirada sobre as necessidades do cliente;

Como criar um briefing perfeito

Para ter ainda mais sucesso no projeto que irá trabalhar, é preciso saber como construir um briefing perfeito e com todas as informações necessárias. Atente-se para as dicas:

Pesquise sobre o cliente: veja indicações pela internet, converse com ele, ouça e leia tudo o que for possível. Isso vai te ajudar a focar em perguntas diretas para o seu briefing;

• Através do briefing, você irá entender o que o cliente oferece atualmente e o que ele poderá oferecer em um outro cenário. Utilize o briefing para angariar o máximo de informações possíveis além de suas experiências em eventos anteriores;

• Meta do cliente, tipos de vendas, processo de vendas online, volume de vendas atual, ticket médio. Informações imprescindíveis na hora de colocar o evento em pratica.

Perguntas essenciais para um bom briefing:

o O quê? – O que é o evento

o Porquê? – Porque você está organizando? Qual seu objetivo?

o Como? – De que forma ele acontecerá? Quais as atrações? Como será feita a divulgação?

o Onde? – Local que irá acontecer

o Quando? – Data e horário previstos para a realização do evento