Composição de Budget – viabilidade técnico financeira

Estruturar o orçamento de um evento é uma das etapas fundamentais para garantir que saia tudo conforme o esperado. O motivo? É que precisa ter cautela e competência para que os serviços estejam alinhados com a verba disponível. Os gastos a considerar são os seguintes:

- Aluguel do espaço - É um dos requisitos mais importantes! Para orçar, é preciso primeiramente verificar se o local se adequa às necessidades do evento. Confira se o espaço possui vagas de estacionamento para os convidados e participantes e certifique se o salão contém um ambiente amplo para a recepção de todos. O tipo do evento também conta muito e vai ajudar a você na hora de organizar o orçamento. Se o evento for um congresso é preciso checar se há estrutura para que as palestras aconteçam. Pontos chaves para traçar o capital estimado para alugar o espaço. Cada tipo de evento possui uma estrutura diferente, portanto, os gastos da locação também serão distintos;

- Infraestrutura – Aqui, há gastos a serem considerados que serão fixos e outros variáveis. Os fixos são aqueles que não sofrerão mudanças independente do porte do evento, como o aluguel do espaço, equipamentos técnicos, estrutura do credenciamento, transporte e hospedagem dos palestrantes, recepção. Já os gastos variáveis referem-se ao tamanho do evento, incluindo: materiais de credenciamento (crachás, programas, folhetos, canetas, blocos, divulgação, alimentação, equipe temporária para o dia do evento, segurança, limpeza, entre outros);

- Contratação de fornecedores – Para o bom andamento do evento e a entrega de serviços no prazo, o recomendável é procurar excelentes fornecedores antes de traçar qualquer valor. Depois de identificar os melhores, avalie aqueles que entregam o melhor custo-benefício;

- Precificação das inscrições – Faça uma pesquisa de mercado antes de definir qual o valor que irá colocar nas inscrições do evento. Pesquise sobre o público que irá frequentar o evento, utilize das redes sociais para identificar suas preferências, hábitos e quais locais costumam frequentar. Também há a possibilidade de comparar preços cobrados em eventos similares que já foram realizados no passado. A cidade em que a ação irá ocorrer conta muito podendo influenciar no preço das inscrições. A dica é: quanto mais você pesquisar, mais chances você tem de acertar na precificação e agradar os participantes do evento;

- Capital para emergências – Assim como em qualquer outra área, você poderá lidar com imprevistos. E, quase sempre, eles exigem um custo a mais para serem acertados. Evite limitar demais os valores a serem usados em cada categoria. Tenha sempre uma margem de erro no orçamento final;

- Organização antecipada – Para que as etapas anteriores tenham uma visibilidade bem detalhada, chegou o momento de planilhar! É uma maneira de manter tudo ordenado durante todo o processo de produção do evento. O documento vai possibilitar que você acompanhe os custos de cada serviço do início ao término do evento.

Você já sabe qual é a verba disponível para a produção do seu evento? Agora ficou mais fácil de enxergar aonde os recursos serão investidos, não é mesmo? Se você gostou deste conteúdo, assine nossa newsletter para receber mais informações atualizadas sobre o mundo dos eventos!