Cronograma

Qualquer tipo de planejamento permite que o objetivo final seja alcançado com precisão e mais facilidade. Isso também se aplica ao mundo dos eventos. Para isso, um cronograma bem estruturado pode ajudar a você desde a idealização até a execução do projeto.

O cronograma permite o cumprimento de todos os processos de modo estratégico fazendo com que o produtor ganhe mais tempo e ninguém esqueça de qualquer detalhe por menor que seja.

Depois de adotar o planejamento uma vez, os próximos eventos ficarão mais fáceis, pois você terá um modelo a ser seguido.

Para começar um cronograma, tenha uma base de como trabalhar com o excel. A estrutura deve ser dividida entre ações antes, durante e após evento. Enumerar cada um dos processos é a etapa inicial para montar o projeto. Na sequência, é importante também dividir esses passos em categorias com o que já foi realizado e o que ainda deve ser feito. Outra dica é

Estabeleça prazos e especifique em seu cronograma os deadlines para cada ação. Dedique parte do seu tempo para o que é prioridade. Haverá situações em que será preciso confirmar algo com urgência, como o local, por exemplo. Enquanto que, outras situações levam um tempo maior e podem esperar, como a garantia de equipamentos, caixas de sons, aluguel de microfones e etc. Tenha um calendário dentro do seu cronograma: não apenas sobre os encontros que você deve estar presente, mas do ano todo. É importante ter visível quais as datas serão feriados e podem atrapalhar na organização do evento.

No seu cronograma, não esqueça de colocar a programação. Mesmo que pareça estar claro isso em sua mente, vale registrar quais serão as palestras, qual o tempo de conversa, se haverá um espaço para o público tirar suas dúvidas, intervalo e quanto tempo de cada um. Tudo isso poderá evitar que algum convidado se prolongue demais e prejudique o andamento das demais apresentações. Além do que o evento vai conter, tenha uma programação definida da sua equipe com a divisão de tarefas de cada um. Uma escala com revezamentos vai ajudar na organização.

Gostou dessas dicas? Você já aderiu a um cronograma anteriormente? Quais diferenças percebeu em suas demandas? Conte para nós e compartilhe sua experiência!