Definição do local do evento

Para escolher o local ideal do evento é recomendável fazer um levantamento de todos os itens que serão precisos para a realização do mesmo. Com o checklist de público estimado, atrações, equipamentos e outros detalhes em mãos, fica mais fácil de estabelecer o espaço. Também é importante observar a época do ano em que o evento será realizado para se ter uma noção do clima, optando por um estabelecimento aberto ou fechado. Avalie os seguintes tópicos para escolher um bom local:

- Número de participantes – fator considerado de extrema importância para a escolha do local. Este será o dado que definirá toda a sua organização. Se não for o primeiro evento, dá para ter uma base do número esperado de pessoas de acordo com as edições anteriores. Se for o primeiro, uma alternativa seria começar a vender as inscrições antes de escolher o local. Leve em conta se o evento terá atividades práticas. Caso sim, você precisa escolher um local que tenha área aberta ou espaço específico para oficinas e workshops;

- Segurança – um pré-requisito, sem dúvidas, muito importante. A segurança do local pode gerar interesse em futuros participantes, já que uma região insegura pode levar o participante à desistência na inscrição. Avalie o histórico do bairro, das ruas no entorno e se o local possui boa reputação. Considere também se o espaço possui vagas no estacionamento suficientes para suprir toda a demanda, além de verificar se há pontos de ônibus no entorno e se é fácil de chamar táxi ou aplicativos de transporte na localidade. Vale analisar também se possui espaço para carga e descarga dos equipamentos, ponto que irá facilitar os bastidores. O último detalhe e não menos importante é observar se há saídas de emergência – é preciso pensar em tudo!

- Acessibilidade – o local deverá ter facilidade de acesso à área externa e mobilidade interna. Além, é claro, de verificar se o espaço a ser alugado oferece acessibilidade para as pessoas com necessidades especiais, mobilidade reduzida e idosos. Observe se há rampas, banheiros adaptados e plataformas elevatórias e/ou elevadores, dependendo do tipo e tamanho do evento;

- Clima – como já foi previamente mencionado no início deste tema, você precisa se atentar em qual período e estação do ano o evento será realizado para garantir conforto aos participantes. No caso de chuva e frio, escolha um local fechado, principalmente, se o evento tiver atividades práticas. Se for um período de sol ou calor, atente-se para locais frescos e arejados ou que suportem ou contenham ar condicionado;

- Acústico e iluminação – o local precisa ter fácil acesso para a passagem de cabos de som, microfones, entrada de equipamentos, instrumentos musicais, projetor e caixas de som. Observe também a iluminação, principalmente, se o evento contar com apresentações durante o período noturno para verificar se será preciso incluir mais luzes. Pense que há públicos que necessitam fazer anotações e precisam ter um ambiente confortável aos olhos para isso!

- Higiene – para oferecer conforto a todos que vão trabalhar no dia do evento, bem como os convidados e participantes, verifique a condição de uso dos banheiros e se existe uma quantia suficiente para o número de pessoas que são esperadas. Além do mais, confira a higiene da cozinha se for servir algo;

Depois de observar todos os detalhes mencionados acima, anote todos os detalhes do acordo ao fechar o local em que será realizado o evento. Questione o que está incluso no aluguel para ver se você precisará contratar algo por fora. Lembre-se também de checar se o espaço oferece Wi-fi ou se você deverá fechar com alguma operadora. Seguindo esses passos, você já está apto a escolher um bom local para o seu evento!