Eventos - conceitos e tipologias

Para você que pretende trabalhar com o setor de eventos, um dos que mais cresce no país, é preciso entender quais são os conceitos e os tipos existentes no mercado. Isso tudo vai contribuir com a definição dos objetivos da sua produção. Salve esse conteúdo que ele irá te ajudar no futuro!

Os eventos possuem a característica principal de proporcionar o encontro de pessoas levando em consideração a necessidade do ser humano de se relacionar. Tem seu primeiro registro em 776 a.C e ganha força cada vez mais como tática de comunicação.

No dicionário Houaiss da Língua Portuguesa, o filólogo e enciclopedista brasileiro Antonio Houaiss, caracterizou evento como “qualquer acontecimento (festa, espetáculo, comemoração, solenidade etc.) organizado por especialistas com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais.” A palavra é de origem latina e vem de “Eventus”, que significa acontecimento.

De acordo com Giácomo (1993), “evento é componente do mix da comunicação, que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação.”

De modo geral evento é um meio e não um fim, é uma tática que tem como ponto de partida uma estratégia ampla de comunicação - criada para divulgar conceitos entre pessoas, entre pessoas e empresas ou entre empresas.

Os eventos geram a conexão entre clientes e prospects com a marca e levam conhecimento específico a eles. É um ambiente vivo que pressupõe relacionamento entre pessoas, interação entre pessoas e marca, trazendo um comportamento diferente o inicial por meio de conhecimento. Ninguém pode sair de um evento como entrou.

Zanella (2003) conceitua evento como “uma concentração formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica, etc.”

Para realizar um evento é preciso estudo, planejamento e organização, pois trata-se de uma atividade dinâmica com algum objetivo específico. Matias (2004, p.75-76) ressalta que evento é o ato do profissional diante de uma pesquisa, coordenação, controle e implantação de um projeto.

CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DE EVENTOS

Os eventos podem ser divididos entre várias formas e existem diversos critérios para classifica-los, sejam por acesso, conteúdo, público, dimensão, área de interesse, periodicidade e quantidade de participantes. É importante entender a classificação para identificar o evento que será executado, além de saber como será colocado em prática.

De acordo com Britto e Fontes (2006), os eventos corporativos podem ser institucionais, que têm o objetivo de consolidar um conceito, ou promocionais/mercadológicos, que visam promover algum serviço ou produto.

CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS QUANTO À DIMENSÃO

• Macro Evento: são responsáveis por ocupar praticamente todo o parque hoteleiro de uma ou várias cidades. Mobilizam milhares de pessoas em sua organização e envolvem entidades privadas e públicas. Exemplo: Jogos Olímpicos e Copa do Mundo;

• Grande porte: Reúne milhares de pessoas e movimenta toda a estrutura de hotelaria e turismo da cidade em que ocorre. Podem ser idealizados por empresas de porte nacional e internacional, e o governo do estado e prefeitura fornecem apoio estratégico nas áreas de segurança, transporte e saúde. Exemplo: Salão do Automóvel e Feira Nacional da Construção

• Médio Porte: Na maioria das vezes, é realizado por empresas privadas e tem um grande alcance de público chegando a uma média de 200 a 500 participantes. São feiras, congressos, seminários, exposições e utilizam apenas um centro de convenções para realização. Atrai bastante participantes da região local. Exemplo: Seminário Regional de Medicina Estética

• Pequeno porte: Conta com um público pequeno e é a maioria dos eventos que acontece ao redor do mundo. Caracterizam-se por ser de caráter empresarial, público ou privado, mas sempre de um segmento bem definido. Exemplo: convenções regionais de vendas de uma empresa, casamentos, festa de formatura de faculdade, aniversários de 15 anos, inaugurações ou feira de artesanato local.

CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS QUANTO À PERIODICIDADE

De acordo com Giacaglia (2008, p40-41), os eventos de periodicidade podem ser esporádicos, periódicos ou de oportunidade:

• Esporádicos: realizados sem periodicidade definida

• Periódicos: possui uma frequência de realização definida, podendo ser fixa

• Oportunidade: acontecem conforme as oportunidades externas do mercado

CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS QUANTO AO PERFIL DOS PARTICIPANTES

Aberto ou geral: não possui uma definição de público específica. No entanto, pode ser limitado devido ao tamanho do espaço. Exemplo: desfiles de escolas de samba

Fechado

* Dirigido: é totalmente restrito ao público que se identifica com o assunto retratado. Exemplo: feiras agropecuárias ou feiras de beleza

* Específico: voltado para um público definido, em razão do interesse ou da área em questão. Exemplo: congressos de medicina e seminários de educação

CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS QUANTO À ÁREA DE INTERESSE

Classificação importantíssima para definir a linha de comunicação com seu público-alvo, pode ser artístico, científico – ligados à pesquisa em qualquer área do conhecimento, cultural, educativo, político, empresarial, comercial, de lazer, social, desportivo, religioso, beneficente, turístico, entre vários outros.

CLASSIFICAÇÃO DO EVENTO QUANTO AO CONTEÚDO

Cada evento possui suas peculiaridades e diferentes características. As reuniões do tipo diagonal informativa se apresentam de vários modos, de acordo com os temas a serem abordados. Os mais importantes são retratados como: Congresso, Simpósio, Seminário e Conferência. Confira um pouco sobre cada um:

CONGRESSO

Conforme definição de Houaiss, Congresso é o “encontro formal de representantes de diversos estados para discussão de negócios e/ou outras questões de interesse comum, ou a reunião de especialistas para que deliberem sobre questões de interesse comum ou para que apresentem estudos, novas descobertas, etc."

Trata-se de um encontro que promove alguma área do conhecimento, como um congresso de medicina, por exemplo. O objetivo é retratar a divulgação de conhecimentos e novas técnicas ou tecnologias. É promovido por instituições de áreas técnico-científicas e culturais e utiliza-se vários recursos, como comissões de estudo, painéis de debates, conferências, cursos, mesas-redondas e palestras.

CONVENÇÕES

Semelhantes aos congressos, com uma maior participação dos presentes gerando interação e envolvimento nas atividades. Muito usados para promover encontros entre os colaboradores de uma empresa.

SEMINÁRIO

O seminário também está estreitamente ligado à exposição e transmissão de conhecimentos específicos, sejam eles técnicos ou científicos. A exposição geralmente é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador do projeto e é divido em três etapas: exposição, discussão e conclusão. Alguns recursos são usados para aprimorar a apresentação, como: apostilas, retroprojetor, datashow e microfone. Para o planejamento de um bom seminário é preciso levar em consideração o público-alvo, faixa etária, tipos de interesse, expectativas e conhecimentos prévios do assunto a ser tratado.

WORKSHOPS

É a reunião de pessoas para aprofundar os conhecimentos em um determinado assunto com o intuito de aperfeiçoamento por meio de explicações de especialistas, um grupo de discussão com uma proposta interativa.

SIMPÓSIO

Evento destinado à divulgação de pesquisas e inovações tecnológicas em determinada área profissional. É caracterizado como prático e simples, de pequeno porte e curta duração, onde duas ou mais especialistas juntamente com o coordenador apresentam um assunto de sua especialidade. Cada membro expõe parte do tema ou opiniões diferentes. É permitido abertura para o público fazer perguntas sobre as questões tratadas no final.

CONFERÊNCIA

Trata-se de uma espécie de discurso e/ou apresentação para o público sobre um tema específico e possui caráter informativo, sendo realizado por profissionais e palestrantes altamente qualificados.

Após a apresentação do conferencista, a palavra pode ser aberta à plateia para questionamento. Mas, na abertura de um evento maior, o recomendado é não abrir para perguntas, pois a ordem de conferências do dia pode ser prejudicada.

CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS QUANTO AO TIPO DE EXPOSIÇÃO

Os eventos conceituados como exposição mostram produtos com a finalidade de vende-los para o público-alvo. Vamos às classificações:

FEIRAS

As feiras reúnem diversas empresas para divulgar suas atividades comerciais e seus produtos

EXPOSIÇÕES

São eventos cuja finalidade é de expor produtos, serviços, fotografias, documentos, objetos a um público específico ou geral com o intuito de vender ou divulgar.

MOSTRAS

pequeno porte podendo ser itinerante ou não, mantendo sua formatação original. Seu único objetivo é divulgar produtos, serviços, documentos, etc.

ROADSHOWS

Caracterizam-se por estar sempre na estrada, ou seja, a exposição dos materiais é feita de forma sequencial em várias cidades e regiões. Permitem que as empresas levem suas marcas mais próximas de seus clientes.

Os roadshows podem ocorrer como um desdobramento de algum evento macro e visam ultrapassar limites geográficos.

Uma característica bastante marcante desse tipo de evento é a periodicidade. Costumam ser curtos, focados na divulgação de uma atividade em específico e, logo após, é encerrado.

TRADE SHOWS

Eventos de negócios com curadoria de marca e público ainda mais segmentado. As marcas são selecionadas, não é possível qualquer uma participar, já que a qualidade do produto é levada em conta.