Gestão do Risco – itens de segurança, seguros e procedimentos

Organizar um evento também significa pensar na Gestão de Risco. Assim como qualquer outra área, os riscos existem e, para isso, você precisa lidar com eles e ter uma gestão eficiente para que os transtornos sejam evitados da melhor forma.

A dica número um é: identifique quais são os riscos em potencial. Pode parecer supérfluo, mas esse passo pode determinar toda a base da sua estratégia para diminuir os riscos envolvidos. Resumidamente: os riscos são ameaças ou imprevistos que podem mudar o curso do seu projeto e prejudicar os seus resultados. Para identificar todos os possíveis imprevistos, revise detalhadamente toda a estrutura, verificando quais as ameaças em cada parte, desde a divulgação até os processos de logística.

Os riscos internos são aqueles que representam falhas na organização do evento, como um erro na definição de objetivo que pode resultar em atrair o público errado. Por isso, é de extrema importância definir previamente qual o público esperado, além de garantir que a comunicação exponha todos os detalhes do evento, usando os recursos de mídia e tecnologia disponíveis. Quando a equipe inteira tem as metas definidas, as chances de erro são menores. E isso tudo depende de uma comunicação assertiva e criativa.

Por outro lado, os riscos externos são aqueles que acontecem fora do espaço de organização do evento, como variações inesperadas no trânsito ao entorno e mudanças climáticas de última hora.

Considere todas as causas e impactos que um risco pode causar. Muitas vezes, ele não traz prejuízos apenas financeiro ou na segurança do evento, mas pode acarretar em consequências graves, como uma fraude, por exemplo. Portanto, se você souber com o tipo de risco que está lidando, as chances de conseguir diminuir os prejuízos são grandes.

As fraudes mais comuns são as tentativas de burlar sistemas informatizados. Avalie se os sistemas adotados pela gestão garantem a segurança de dados. Conte com tecnologias atualizadas e que apresentam menores riscos de fraudes. Neste caso, não pense em economizar!

Lembrando que os riscos podem ser variáveis envolvendo até mesmo a segurança da equipe que está trabalhando nos bastidores ou afetando as etapas de vendas de ingressos e/ou convites. Também pode acontecer da alimentação disponibilizada no evento ser prejudicada.

Após observar quais sãos os possíveis problemas, procure alternativas e meios que permitam impedi-los. Encontre formas também de contornar os imprevistos, já que tudo pode ser revertido para o bem de todos. Agora, é recomendável você testar todas as soluções estudadas, pois o risco só está distante se a medida realmente tiver eficácia. Depois disso, anote todas aos resultados e tenha consciência do que melhor se adaptou com os riscos encontrados. Ao rever os registros e o que funcionou ou não, você ganha tempo e consegue se preparar melhor para imprevistos que podem acontecer ao longo da produção.

Para que o seu evento seja um sucesso conforme todos estão esperando, e para não fracassar diante dos acontecimentos que estão fora do seu alcance podendo influenciar negativamente na opinião do público, confie na gestão de risco!