O passo a passo para um bom evento

Para organizar um evento, por menor que seja, é preciso observar diversos detalhes que fazem toda a diferença no resultado final. Se você pretende colocar isso em prática tem de saber que terá que lidar com uma grande quantia de informações, além de gerenciar várias equipes. Quanto mais organizado e planejado for o seu evento, mais chances você tem de ter sucesso.

Atente-se para os seguintes critérios: planejamento, gerenciamento e envolvimento. Os resultados positivos são reflexos de como ele foi planejado e a forma como a sua realização foi gerenciada. Aqui, trazemos um passo a passo para um bom evento para que você consiga executar um ótimo trabalho.

Independente do tipo de evento que você irá organizar, ele é uma excelente porta para fortalecer a marca e afinar relacionamentos com o público. Os detalhes são decisivos para que sua produção seja de grande maestria. Para realizar um bom evento leve em conta as questões a seguir:

· Compreensão do objetivo

· Escolha assertiva do local

· Eficiência na campanha de divulgação

· Estrutura adequada ao tamanho do evento

· Observar os padrões da marca do contratante

· Preparo e a experiência profissional dos responsáveis pela execução.

Confira abaixo algumas recomendações para realizar eventos dos mais variados portes e diferentes segmentos:

· Planejamento – definitivamente, é o passo mais importante. Neste processo, você precisa colocar em uma planilha de organização tudo aquilo que imaginou sobre o evento: formato, público, online ou presencial, gratuito ou pago. E defina também qual o objetivo final e o tipo de evento que será realizado. Depois de planejar, você terá mais segurança e visibilidade de tudo o que precisa ser feito.

· Público-Alvo – é o público certo que vai definir o sucesso do seu evento. Aqui é importante entender de maneira aprofundada como o seu produto ou sua empresa pode impactar na vida (nas dores) dos convidados. Quando mais sintonizados mais provável será levar a uma mudança de comportamento que levará ao resultado previsto pela empresa.

· Data – para escolher a data do evento é preciso muita pesquisa para que não haja prejuízos. Não marque para feriados longos, datas comemorativas ou vésperas de grandes acontecimentos. As pessoas, provavelmente, já estão com compromissos agendados. Para consolidar o dia escolhido, antecipe as vendas ou faça a divulgação de forma antecipada por um período determinado.

· Local – ao pensar na localização do evento, considere os seguintes fatores: tamanho do local, proximidade com pontos de acesso a transporte público, acessibilidade para os convidados e também para fornecedores descarregar os equipamentos além de fazer a montagem do evento, proximidade a hotéis e acomodações para as pessoas que são de fora, segurança, infraestrutura - como estacionamento, banheiros, iluminação, tomadas, climatização. A escolha do local influencia diretamente na participação dos convidados. Aqui vale sempre que possível uma visita técnica.

· Orçamento – aqui, é preciso definir o valor máximo do investimento. Utilize uma planilha de orçamento e divida a verba que será usada em cada etapa do evento. O orçamento geral vai te guiar para os próximos passos. Faça uma lista de todos os gastos possíveis, como: materiais, equipamentos, local, fornecedores, equipe, brindes, etc. Na sequência, negocie com fornecedores, busque parcerias e descontos em troca de divulgação no evento.

· Fornecedores – invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores e trabalhe uma boa relação de parceria. Este é um ponto fundamental para um evento de sucesso, já que o evento só sairá como o esperado se cada fornecedor cumprir com os acordos e entregar os produtos e/ou serviços dentro do prazo e com qualidade. Eles são responsáveis pela entrega dos materiais para o credenciamento, coffe break, brindes e até o aluguel de equipamentos. Para garantir que esta fase ocorra tudo bem, você pode criar uma lista de contatos. Pesquise, busque referências e avaliações dos fornecedores. Durante a carreira, tenha uma lista restrita com fornecedores de confiança. Eles irão conhecer suas necessidades ao longo do tempo.

· Equipe – escolha pessoas responsáveis, engajadas e qualificadas. Uma alternativa para escolher os profissionais que irão trabalhar com você é usar o Linkedin para encontrar e filtrar as buscas por profissionais específicos. Delegue funções! A equipe deve ficar responsável por fazer contato com patrocinadores, fornecedores, agendar os horários com palestrantes, cuidar do credenciamento, etc.

· Cronograma – organize as datas para cumprir com todas as atividades. Você deve deixar claro tudo o que precisa fazer antes, durante e pós evento. Esta etapa vai te ajudar a deixar registrado a data do início das vendas de ingressos ou inscrições, entrega e retirada de equipamentos pelas equipes treinadas.

Depois de trabalhar em cima do passo a passo para obter um bom evento, é hora de definir a programação.

· Palestrantes – com o tema já definido do evento fica mais fácil de levantar quem são as autoridades para palestrar no dia. Lembre-se de entrar em contato para saber se há disponibilidade na agenda e os valores cobrados. Antes de definir realmente quem será o palestrante, analise o orçamento, dinâmica e relevância do conteúdo que ele irá abordar

· Atividades – avalie se o evento terá atividades como palestras, workshops ou oficinas. Se houver certificação para as participações você pode elevar ainda mais o nível de satisfação de cada membro

Para atrair público e reconhecimento para o seu evento, é importante pensar também em como será a divulgação.

· Sites e inscrições – um site pode ser uma excelente alternativa e mecanismo de busca para a divulgação do seu evento. Nele, você poderá colocar informações relevantes, como: programação, palestrantes, data, local e informações exclusivas. Também facilita a venda de inscrições e pagamentos online

· Redes sociais – desfrute dos recursos disponíveis nas redes sociais para alavancar o alcance do seu evento. Nutra o seu público com conteúdo relevante antes, durante e até mesmo depois do evento. Aproveite as plataformas como o Facebook e Instagram para interagir com os seguidores. Faça anúncios para divulgar a data do evento e vender ingressos

· Divulgação offline – dependendo do porte do evento, vale divulga-lo com panfletagem e distribuição de banners. Podem ser distribuídos em pontos estratégicos onde o público-alvo se concentra

· Credenciamento – o credenciamento dos participantes também é um detalhe de extrema importância para garantir a organização no dia do evento

Agora que você já conhece os fundamentos principais para elaborar um bom evento, basta colocá-lo em prática!