Sonorização, Iluminação e Projeção

A parte de sonorização, iluminação e projeção também é essencial na produção de um evento, pois pode valorizar ou ofuscar o ambiente influenciando no resultado final. Quando for escolher um fornecedor, observe se os equipamentos fornecidos por ele são de ponta. Se possível, peça para visitar o depósito para conhecer os materiais, evitando assim levar aparelhos sucateados para o evento que você está organizando.

Foto: Paula Nobre

A boa iluminação vem ganhando cada vez mais espaço, assim como a música. A luz, muito além de clarear o ambiente, proporciona uma energia mais vibrante ou sofisticada para o local e impacta diretamente nos convidados, portanto, esse ponto deve ser muito bem trabalhado em qualquer tipo e tamanho de evento. Ao escolher os fornecedores, verifique se trabalham com iluminação quente ou fria. É importante observar também se a luz estará direcionada para tecidos ou produtos inflamáveis para evitar qualquer tipo de problema. Atualmente, as luzes frias, como as lâmpadas de LED, proporcionam ótimos efeitos de iluminação.

Depois que você já tiver os objetivos definidos do seu evento, ficará muito mais fácil decidir qual é a atmosfera que deseja ser criada com os melhores equipamentos possíveis. O mercado conta com várias empresas especializadas na locação de equipamentos que incluem sonorização, projeção e aparatos de iluminação. Pesquise e avalie a credibilidade do serviço que deseja contratar.

a. Fotografia e Filmagem

Para registrar os detalhes do seu evento, é preciso uma escolha bem criteriosa da empresa que prestará o serviço de fotografia e filmagem. Confira algumas dicas do que avaliar:

· Indicação – como já foi dito em tópicos anteriores aqui, analise as indicações da empresa através de pesquisas nas redes sociais ou por meio de terceiros. Entenda como a marca está posicionada no mercado e se os clientes saíram satisfeitos com a contratação da fotografia e filmagem. Verifique também se a empresa possui parceria com outros fornecedores, podendo encurtar o caminho de algum outro serviço para você!

· Atente-se à qualidade das fotos e vídeos – vá até o escritório ou estúdio da empresa para conhecer os materiais, veja os álbuns, avalie a qualidade da fotografia e observe o som nos vídeos;

· Equipamentos – questione sobre os equipamentos que a empresa usa para realizar o trabalho. Materiais semiprofissionais e antigos podem não gerar os resultados esperados;

· Criatividade e detalhismo – num evento, é importante que o profissional de fotografia consiga captar todos os detalhes possíveis. Observe nos materiais avaliados o quanto há criatividade nas imagens. Na filmagem, confira se o material produzido está de acordo com o estilo do evento;

· Pacotes especiais – se você for contratar os dois serviços, de fotografia e filmagem, peça para a empresa apresentar os pacotes especiais e o quanto de desconto você poderá garantir. Busque os serviços que estejam dentro do orçamento previsto e negocie! Lembre-se que você está cotando e poderá encontrar empresas que oferecem um melhor custo-benefício;

b. Transmissão ao vivo

Uma das grandes tendências e inovações em eventos é a transmissão ao vivo ou “live stream”. Esse recurso se tornou tão popular nos dias atuais que até mesmo as redes sociais já aderiram e incorporaram em suas plataformas.

É claro que a ferramenta requer uma parte do recurso financeiro disponibilizado para a realização do evento, mas os seus benefícios são inúmeros. As transmissões ao vivo proporcionam expansão de alcance podendo expandir a divulgação do seu evento para além do local em que ele está sendo realizado. Sendo assim, um público maior terá acesso e se envolverá com a programação, aumentando o engajamento e a proximidade. Dependendo da ocasião, também é possível monetizar a transmissão, do mesmo modo que você venderia ingressos para as pessoas terem acesso ao espaço do evento. Além do mais, a transmissão ao vivo pode trazer ao seu evento leads qualificados, pessoas interessadas no conteúdo oferecido.

Para criar uma transmissão ao vivo, leve em consideração a qualidade oferecida. O conteúdo é importante, mas também vale se atentar para alguns detalhes importantes, são eles:

· Equipamentos – a captação deve ser realizada em HD ou Full HD ligada a uma placa de captura, fazendo com que os áudios e a imagem saiam direto para o computador, para que não haja interferência ou ruídos;

· Imagem – Se o orçamento permitir, invista em mais de uma câmera e em uma mesa de corte ou mixer. Esses irão oferecer mais dinamismo à transmissão devido à alternância de imagens;

· Áudio – a qualidade no som é tão importante quanto a qualidade da imagem. Com um som ruim, os espectadores desistirão de assistir! Invista em uma mesa de som e um profissional qualificado para operá-la. Ele irá evitar que a transmissão saia com ruídos ou barulhos externos que possam atrapalhar o conteúdo

c. Tradução simultânea

Os grandes eventos que contam com palestrantes que falam outros idiomas precisam de tradução simultânea. É um mecanismo usado quando o orador discursa em uma língua estrangeira e o intérprete faz a tradução ao mesmo tempo. Geralmente, é mais comum contar com a modalidade em palestras e conferências e o público usufrui como uma cortesia, já que proporciona o entendimento do conteúdo. É através da tradução simultânea que o ambiente se torna mais comunicativo com a compreensão de todos.

A tradução é transmitida para o participante por meio de um sistema com fones de ouvido. Ao decorrer da apresentação, o convidado assiste normalmente, mas permanece com os fones para que possa entender o que está sendo dito.

Os intérpretes ficam em um local estratégico com isolamento acústico para que não interfira na qualidade do áudio e não atrapalhe o palestrante. Desta forma, para que a tradução simultânea aconteça, é necessário além do espaço com isolamento acústico, uma central de transmissão, transmissor, receptores de tradução sem fio, fones de ouvido e microfone. Dependendo do tempo de duração do evento, dois profissionais trabalham se revezando a cada meia hora para evitar o desgaste.

Como acontece a tradução simultânea durante o evento

O público que estará no evento coloca os fones nos ouvidos, que deverão estar conectados a um aparelho pequeno digital, fácil de manusear. Assim, será possível ouvir a tradução sem que interferências externas atrapalhem.

O palestrante deve ser avisado que terá tradução simultânea para os participantes, além de estar ciente que tudo precisa ser falado no microfone para que seja traduzido. Já os tradutores, devem ter visão do palestrante para que consigam observar a linguagem corporal e expressões. Caso tenha algum telão, também precisam enxergar o que está sendo transmitido para que a tradução se torne uma experiência ainda mais rica.

Em um exemplo de tradução: o palestrante fala ao microfone em inglês, a fala dele é ouvida pelo tradutor por meio de um sistema e o tradutor fala a mensagem em português. Esse mesmo sistema envia as informações em português para o receptor do participante, que compreende a fala no mesmo instante.

d. Alimentação e Bebidas

Escolher a alimentação e o que servir de bebidas no evento que você está organizando requer muita atenção, já que a pausa dos participantes para o break promove a interação e pode ser crucial. Trata-se de um ponto em que todos irão socializar. Então, antes de tudo, é importante fazer uma escolha assertiva. Confira algumas dicas:

· Coquetel – combina com eventos corporativos e os convidados são servidos pelos garçons com alimentos mais fáceis de serem ingeridos, não tendo a necessidade de uma mesa. Comidas refinadas são ótimas opções no cardápio caso o evento seja mais sofisticado ou opte pelos salgadinhos e canapés congelados. Excelentes alternativas práticas também são os fingers foods e os petiscos. Caem bem em qualquer ocasião;

· Café da manhã – para eventos na parte da manhã, o ideal e mais recomendável é servir o café da manhã no tradicional buffet, onde os próprios participantes ficam à vontade para se servir diante de uma mesa com pães, frutas, bolos e sucos;

· Brunch – uma opção bastante prática para eventos que acontecem na parte da manhã, mas se estendem até mais tarde, próximo ao horário do almoço. Se você escolher esse modelo, lembre-se que os alimentos precisam ser mais nutritivos, uma vez que a proposta é substituir o almoço. Pode conter tortas salgadas, saladas e sanduíches. Neste caso, também é possível aderir ao estilo buffet americano, se o evento for mais descontraído. Se for algo mais sofisticado, o ideal é servir o buffet à francesa, quando existem mesas para os convidados, enquanto os garçons servem individualmente cada um deles;

· Coffe break – sem dúvidas, é o mais recomendado para eventos corporativos. Os convidado­s fazem uma pausa para comer algo leve e tomar um café;

· Almoço – eventos que costumam começar cedo e seguem até o fim do dia são mais indicados conterem almoço aos participantes. É no momento do almoço que acontece o networking e se cria momentos de descontração;

· Jantar – indicado para situações mais formais e, normalmente, pedem pratos mais requintados e sofisticados. Também é bastante indicado para o encerramento de algum evento maior;

· Bebidas – depois que você definir o cardápio, ficará mais fácil de escolher as bebidas. Se o evento for durante o dia, na parte da manhã, opte por água, sucos e refrigerantes. Se for no período noturno, escolha por cerveja, espumante, vinho tinto e whisky;

· Opções variadas – lembre-se sempre de ter opções diversas no cardápio, como alimentos vegetarianos/veganos, saudáveis e fit, além de opções sem glúten e lactose.